29-9-2003 Column 134 Een probleem: Werkgever,wat is de effectiviteit van het advertentie medium / Kandidaat, waarom reageert u niet op advertenties???
 
Deze keer een column, die enigszins gericht is op het solliciteren bij de overheid, hoewel ook voor het bedrijfsleven, zeker voor de grotere organisaties vergelijkbare situaties bekend zijn!
Het beoogt niet het adverteren te stoppen, maar wel de wijze waarop te heroverwegen en vooral de te gebruiken media en de consultants binnen het sollicitatieproces aan een zorgvuldige evaluatie te onderwerpen!

Waarom zou je steeds opnieuw adverteren, terwijl er efficiëntere en ook goedkopere oplossingen bestaan?
Adverteren kan de remedie zijn om geschikt en gekwalificeerd personeel aan te trekken. Vanaf schaal 9 binnen de overheid, want voor functies in de lagere gemeente- en overheidsschalen (t/m schaal 8 max. ca. 2800,- euro) bereikt men in het algemeen in de plaatselijke courant of een regionaal weekblad de juiste doelgroep, omdat de aantallen aanbieders in deze groepen veel groter zijn bij een gelijktijdig mindere vakspecialisatie.
Wanneer meer intellectuele bagage en/of vakinhoudelijke expertise wordt vereist blijkt, dat er dikwijls twee of meer keer geadverteerd moet worden om de juiste persoon te vinden, als deze al gevonden wordt! Wanneer men dan eindelijk na meerdere advertenties en selectieronden de meest geschikte kandidaat heeft gevonden, blijkt dat hij/zij zich in het zicht van het arbeidsvoorwaardengesprek plotseling afmeldt. De ene keer is de reden, dat de procedure niet snel genoeg verloopt, dan weer dat de kandidaat "een slecht gevoel krijgt", maar soms ook dat men door een andere aanbieder overboden gaat worden. Teleurstellend na zo'n financiële inspanning, want tel de kosten eens bij elkaar? Dan komt men gemakkelijk op een totaalkostenplaatje van meer dan één jaarsalaris. Leest u even mee: Binnenlands bestuur afhankelijk van vorm en inhoud Euro 10.000 tot 15.000, landelijke pers een kwart pagina grofweg Euro 10.000 per keer. Vervolgens een bureau op basis van 20-25 % van het jaarsalaris, vaak door onbeperkte exclusiviteit, wat het risico inhoudt dat men het volledige tarief kwijt is zonder dat resultaat wordt geboekt, alleen omdat men in arren moede het contract ergens vanwege de exclusiviteit moet afkopen. Dan kan het effectiever zijn om met een bureau in zee te gaan, dat minder vanuit de P & O invalshoek naar kandidaten kijkt, maar meer vanuit de inhoudelijkheid het gesprek voert en de voordracht doet. De P & O invalshoek is doorgaans bij de overheid sterk onderlegd vertegenwoordigd en u zoekt juist die andere selectie-expertise van de inhoudelijkheid!


Hoe komt het nu, dat een kandidaat zich in het zicht van de haven afmeldt?
Doorgaans heeft een kandidaat, die kwalitatief iets te bieden heeft, meerdere procedures tegelijk lopen. Niet omdat hij niet bereid is zich op één functie te focussen, maar juist, omdat hij of zij weet hoe lang soms procedures lopen en dan alsnog tot teleurstelling leiden. Als de ene werkgever dan net iets voortvarender de procedure afwikkelt en zij als eerste een aanstellingsbesluit kunnen sturen, gaat de kandidaat, zeker in deze economische iets minder florissante tijd, daar direct op in. De andere gemeente die ongetwijfeld het beste met de kandidaat voor had, heeft dan het nakijken.
Een alternatief is dan kort lopende procedures, zien wij u denken! Soms wel en helaas soms ook niet. Een kandidaat , die op eigen houtje aan het solliciteren slaat, heeft daar een reden voor en reageert binnen een kort tijdsbestek op meerdere vacatures of meldt zijn CV op een website. Onze ervaring is, dat men dat doet met een algemeen CV, waarbij men zich geen rekenschap vooraf geeft van de profieleisen die gesteld worden. Dat probeert men dan te vangen door er een motivatiebrief aan toe te voegen.
Door de grote hoeveelheden zinloze sollicitaties, die in deze tijd binnenkomen, vaak onder sollicitatiedruk vanuit de sociale wetgevingsinstanties, treedt een sollicitatievermoeidheid op, die er toe leidt dat men die "ene goede kandidaat" over het hoofd ziet. Ook bestaat de kans dat een kandidaat zijn kennis deels als logisch en soms triviaal ziet en als niet relevant, terwijl zij van de argumenten van de selecteurs absoluut geen idee hebben. Resultaat talloze onvoorziene maar ook onnodige mismatches!

Waarom kiezen kandidaten voor een bureau
Kandidaten besluiten, om ervaringsredenen om niet meer "in het wilde weg" te solliciteren en kiezen voor een of enkele W&S bureaus.
De redenen waarom zijn velerlei:
- De kandidaat heeft geen zin meer om dagelijks of wekelijks alle vacatures in de krant of op internet door te ploegen. Zal dan ook uw advertentie niet zien of er onvoldoende aandacht aan schenken;
- Teleurstelling en sollicitatievermoeidheid, die na verloop van tijd onherroepelijk optreedt. vanwege te algemene geformuleerde afwijzingen (standaard 'one-liners"), of zelfs het uitblijven van enige reactie;
- Sollicitatiegesprekken, die met meerdere functionarissen aan tafel de juiste kandidaat binnen één uur door een kennisquiz selecteren, die naast de gestelde randvoorwaarden voldoet, gemotiveerd is en in het desbetreffende team past. Vergelijking met de praktijk in het bedrijfsleven leert, dat men daar meest kiest voor één-op-één gesprekken, zodat de persoonlijke chemie een kans krijgt, maar men ook objectieve zij het persoonlijke indrukken met elkaar kan vergelijken, zonder dat de kandidaat soms verpletterd raakt door de groepsdruk, waarin vaak ook de discipline zoek raakt en zodoende niet de kennis wordt vergaard die nodig is voor een gewogen oordeel, omdat de kandidaat dicht slaat of politiek gaat reageren. Dat gevaar wordt groter naarmate de kennis en ervaring van de kandidaat binnen het overheidsapparaat groter is;
- Ondanks het grote aantal werkelozen, zijn is het aantal kandidaten, die recente overheidservaring hebben relatief klein, met name voor de "zware" vakspecialistische posities.


Wanneer reageert de kandidaat dan wel?
- Door een persoonlijke benadering. Vooral de vakspecialisten die, soms "ondanks alles" zijn blijven zitten, overwegen alleen een serieuze overstap wanneer er sprake is van een rechtstreekse, adequate en persoonlijke benadering.
- Een uitgebreide toelichting en achtergrondinformatie die vaak onvoldoende uit een functieprofiel kan worden opgemaakt. Dit kan variëren van de simpele vragen waarom die functie is vrij gekomen, hoe groot is de afdeling of het team tot en met waar liggen exact mijn verantwoordelijkheden en aan wie in de lijn moet ik rapporteren bij bijvoorbeeld controller functies.
- Bij actieve communicatie. Houdt de kandidaat op de hoogte en informeer zorgvuldig het hoe en waarom van een uitnodiging, maar ook van een afwijzing. Wanneer er gesprekken hebben plaats gevonden dient daarna, vanuit de zijde van het bureau, er een terugkoppeling te zijn.

Wanneer er een afwijzing of geen volgende gespreksronde is, moet dit gebeuren op basis van duidelijke criteria. Dit leidt tot een redelijke en aannemelijke terugkoppeling De toepassing van zogenaamde "one liners", zoals "er is niet voldoende aansluiting" of "u past niet in het profiel" geven feitelijk geen enkele toelichting of informatie waarmee de kandidaat iets kan. Let vooral op de gedragregels van de sollicitatiecode, die inmiddels overal aardig opgevolgd worden, hoewel leeftijdsdiscriminatie, door de regering zeer veroordeeld, nog steeds wordt aangetroffen. In de praktijk is vaak iemand van 50+ een probleemgeval, tenzij hij uiterst gewenste specifieke kennis draagt. Met de toegenomen sollicitatiedruk op deze groep, wordt bij sollicitatie het risico van emotionele desillusies vrij groot voor deze categorie sollicitanten, die dan ook graag in de procedure actief begeleid willen worden door een bureau en liever niet zelfstandig solliciteren.


Kan de P&O-functionaris dan niet een aantal van deze aspecten zelf in de gaten houden, zodat de bureaus zoveel mogelijk buiten de deur gehouden kunnen worden?
Dat zou best kunnen, maar de hoeveelheid tijd die daar in gaat zitten is bij meerdere simultaan procedures niet of nauwelijks op te brengen. Vooral ook omdat de P&O-er meer taken en verantwoordelijkheden heeft. Er moet beleid gemaakt worden, overleg gevoerd binnen MT-s en commissies, afdelingen etc, geïnformeerd over diverse secundaire arbeidsvoorwaarden (cafetaria-modellen, spaarplannen etc.) en het deelnemen aan functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Een alternatief is om zelf recruiters in dienst nemen. Helaas is de ervaring daarmee niet altijd even gunstig. Het bedrijfsleven, geeft aan dat, vooral na verloop van tijd, het aangetrokken personeel minder voldeed, dan degenen die direct door eigen managers of door gespecialiseerde bureaus waren binnengebracht. of wanneer zij wel goed waren, zij geen blijverdjes bleken, vanwege het ontbreken van perspectieven. Vaak zijn deze recruiters vrij snel bezig met het ontwerpen van eigen beleid en het definiëren van hun bestaansrecht dan met hun hoofdtaak: het aantrekken van de juiste personen.

Conclusie luidt dan ook dat het om zowel inhoudelijke, financiële als organisatorische redenen noodzakelijk is om van tijd tot tijd een bureau in de hand te nemen.
Men is gespecialiseerd in het werving en selectieproces. Dat is hun dagtaak!
Een consultant van een bureau werkt met meerdere organisaties, en heeft met een veelheid aan functies te maken en zal zich iedere keer weer opnieuw moeten "inleven" in de desbetreffende organisatiecultuur. Kortom er bestaat een breder referentiekader!
Voorts is persoonlijk contact onontbeerlijk in het W&S -traject.
De selectiecriteria voor een bureau, moeten dan ook gericht zijn op de benadering van het bureau van kandidaten en opdrachtgevers.
Het gaat daarbij niet om het vergelijken van internet-sites met bewegende pieftjes, toeters en bellen, maar om het mensenwerk. Interesse voor mensen en organisaties, meer doen dan het schuiven met CV's of met behulp van callcentra jagen op opdrachtgevers en kandidaten. Pro-actief in de markt anticiperen op vraag en aanbod. De juiste partijen op basis van inhoudelijke kennis met elkaar in contact brengen. Dit houdt in dat zowel met opdrachtgevers en kandidaten op inhoudelijk niveau moet worden gecommuniceerd en dan lukt niet over de telefoon of via de E-mail maar dat moet met nadruk in een persoonlijk gesprek. De consultant kan daarna pas zinvol zijn werk aanvangen met het traject waarvoor hij wordt ingehuurd. Kortweg komt dat neer op: het selecteren, traceren, interviewen en aanleveren van gekwalificeerde en gemotiveerde kandidaten. Het "matchen" genaamd. Een term die wordt gebruikt voor alle tussenstadia, maar feitelijk slechts een deel van het proces vormt, echter wel het meest essentiële: de juiste personen "searchen" (zoeken is te simpel) en uitgebreid interviewen, gevolgd door de verificatie van de match.
Het bureau doet dus de voorselectie voor een opdrachtgever. Hierdoor is het pas in een later stadium noodzakelijk dat de sollicitatiecommissie (bestaande uit leden van de afdeling en iemand van P&O) bijeen komen. Dat scheelt niet alleen in tijdrovende selectieprocedures, maar ook in arbeidsuren van zowel P&O, afdelinghoofden of directieleden als van meerdere medewerkers van een afdeling. Hier wordt dus keihard geld bespaard!
Het bureau investeert veel tijd en moeite in het benaderen en het verifiëren van de match. Onder meer door informatieverschaffing aan de kandidaat, deels voorafgaand aan het interview, over de functie-inhoud en -eisen, werkzaamheden (en projecten) van het desbetreffende team of afdeling en de organisatie of bedrijf als geheel. Tijdens het gesprek wordt kritisch zijn zienswijze op dit alles doorgenomen. Door confrontaties met praktijkvoorbeelden en diepgaand doorvragen is een redelijk betrouwbaar beeld van de desbetreffende kandidaat mogelijk.
Pas wanneer de kandidaat "slaagt voor zo'n test (noem het een "licht assessment") wordt hij/ zij voorgesteld aan de opdrachtgever. Doorgaans moet men ruwweg 30-40 potentiële kandidaten benaderen wil men er 3 à 4 over houden om te kunnen interviewen. De voorinvesteringen (pro-activiteit, een opdracht aan iemand, die nog geen idee heeft waar de kandidaat vandaan moet komen is zinloos) en de tijd, die men hieraan spendeert, wordt nog wel eens onderschat, omdat er ook vele bureaus in de markt opereren, die niet meer toegevoegde waarde hebben dan de interne P & O functionaris, omdat zij reactief opereren, omdat zij er geen zin in hebben om actief aan de instandhouding te werken van een vakgerichte database en op die manier zeer veel kosten besparen en graag voor u willen adverteren met hun logo op de voorgrond, terwijl het om de opdrachtgever gaat.
Op die manier sponsort u de vestiging van hun imago! Een imago, waar u later het gelach van betaalt!


Welk bureau kwalificeert en welk niet? Welk levert de juiste diensten c.q. de geschikte kandidaten?
Ons inziens werkt de ouderwetse mond op mond reclame, ondanks het computertijdperk en uitgebreid adverteren, nog steeds het best. Informeer eens bij bevriende collega's, vraag naar man en paard. Niet alleen geld is van belang, maar ook binnen welk tijdsbestek men uiteindelijk tot levering is overgegaan. Heeft men wel geleverd en wat was de kwaliteit daarvan?
Vanzelfsprekend ben je wat je zelf geloofd en wie heet niet graag gerenommeerd?
Vooral pas achteraf wordt geconstateerd, wie goed is en wie niet!
Dit terwijl de opdrachtgever met een getekend wurgcontract (langlopende exclusiviteit, aan- en tussentijdse betalingen) geen enkele kant meer uit kan. Soms wordt er na lange tijd van afwachten voorgesteld nog een rondje te adverteren met de naam van het bureau prominent op de voorgrond. Inmiddels staan de functies al geruime tijd open (maanden zelfs!), maar is de druk intern enigs, maar tijdelijk, opgelost door een detacheerder of een interimmer.
Zodra de opdrachtgever zich allengs bewust wordt van de situatie en de contactpersoon van het "gerenommeerde" bureau op zijn leveringsverplichting wijst, dan worden de klachten over de uitgebleven diensten gepareerd met in de haast bij elkaar gezochte CV's. Deze minder passende (matchende) en daardoor "tweederangs" kandidaten worden uitgenodigd bij gebrek aan iets beters. Wanneer het dan maar enigszins "klikt", en de kloof tussen eisen vooraf en werkelijkheid is nog acceptabel, wordt een contract aangeboden of vindt een aanstelling plaats. Echter, vaker zal men zich achter de oren krabben en wordt besloten tot een pas op de plaats.
Inmiddels is het budget op en neemt men zich voor om het volgende bureau via stevige eisen in de tang te nemen. Of zij schakelen meerdere bureaus in om op 'No cure, no pay"-basis de ontstane schade nog enigszins op anderen te kunnen "verhalen".

Helaas is de hierboven geschetste meer praktijk dan een zinsbegoocheling. Het is echter een tendens die zich steeds weer herhaalt. Omdat men zich niet of nauwelijks intern of extern informeert, wordt men overrompeld door de zelfverzekerdheid , waarmee sommige bureaus zich presenteren, die doet vermoeden dat zij deskundig en betrouwbaar zijn.
Intern wordt vaak gerefereerd aan het gewoontenrecht, uitspraken als: "daar werken wij al jaren mee" en "zij leveren ons goede diensten", worden vaak gehoord, terwijl die uitspraken niet altijd op de realiteit gestoeld zijn. Immers facturen komen niet altijd onder ogen van de beslisser of gaan na een snelle accordering naar de afdeling die de betalingen regelt. Een nog belangrijker reden is, dat facturen soms in delen op verschillende budgetten en "potjes" worden afgeboekt, natuurlijk volstrekt correct, maar het bevordert niet altijd het kosteninzicht!

 
Noot: Kijk voor het regelmatig bijgewerkte banenaanbod op de IBS vacature-pagina's en op http://www.jobbingmall.nl/ en regelmatig op de nieuwsgroepen nl.markt.banen en dds.banenmarkt.
 
© TW 2003