03-07-2004 Column 140 Een 'prisoners dilemma' in uw baan
 

Een ieder kan in zijn/haar baan geconfronteerd worden met een situatie waarin de keuze altijd de verkeerde is. In de vakliteratuur noemt men zoiets een prisoners dilemma. U weet wel: twee mensen die een misdrijf hebben gepleegd maar dat ontkennen, worden opgepakt en afzonderlijk opgesloten. Tegen beiden wordt gezegd: luister, als jij bekent en die ander niet zullen wij zorgen dat jij de lichtste en de ander een zwaardere straf krijgt. Maar als jullie geen van beiden bekennen, zullen wij tegen jullie beiden de allerzwaarste straf eisen.
Als manager bij een internationale oliemaatschappij hebt u een goed betaalde baan en carriŤremogelijkheden. Dan krijgt u rapporten te zien waarin staat dat sommige oliereserves die zorgen voor een solide financiŽle basis van de onderneming niet bestaan of niet bewezen zijn. M.a.w.: uw bazen spiegelen de buitenwacht bewust een te rooskleurig beeld van de onderneming voor. Dat is een vorm van fraude. Als die informatie uit zou lekken, zou de koers van het aandeel fors dalen. Wat doet u? Brengt u de informatie naar buiten, verliest u uw baan. Doet u niets en het komt toch naar buiten, bent u medeplichtig aan fraude, verliest u ook uw baan en wordt u wellicht nog vervolgd ook.
U werkt bij een groot kruideniersbedrijf dat ook andere bedrijven overneemt. Uit hoofde van uw functie komt u te weten dat een op de balans van de onderneming opgevoerd belang in een bedrijf niet bestaat, omdat dit belang op listige wijze via een geheime side-letter door beide partijen wordt ontkend. Ook hier de vraag: wat doet u? En ook hier het antwoord dat uw keuze altijd voor u de nadeligste zal zijn.
Ik heb zo'n twintig jaar geleden bij een gemeente gewerkt. Voor de wethouder van cultuur moest ik ten behoeve van de gemeenteraad een stuk schrijven over de subsidieverstrekking aan een instelling en de levensvatbaarheid ervan op korte en langere termijn. Onderbouwd kon ik aangeven dat die levensvatbaarheid op iets meer dan korte termijn niet bestond en dat subsidieverlening nu al financieel onverantwoord was. De betrokken wethouder was 'not amused' en ik kreeg opdracht dat stukje uit het advies te schrappen. Steun van mijn baas kreeg ik niet. Wat had ik moeten doen als beginnend ambtenaar, wetend dat deze wethouder ook nog eens personeelszaken in zijn portefeuille had? Misschien was ik een lafaard, maar ik heb dat stukje geschrapt. In een andere overheidsbaan kreeg ik opdracht op een creatieve manier extra geld te verdienen voor de noodlijdende kas, maar wel met de melding dat mijn nieuwe activiteit geheim was en dus niet zichtbaar in de administratie mocht worden benoemd. Wat moest ik doen? Weigeren en daarmee mijn carriere op het spel zetten? Of het toch doen en proberen er het beste van te maken? Ik koos voor dat laatste, maar toen de - overigens zeer winstgevende - geheime activiteit jaren later uitkwam en de betrokken overheid de publiciteit haalde, werd ik op straat gezet met allerlei rare verwijten die niet mij maar een falende administratieve organisatie betroffen. Mijn eigen prisoners dilemma dus.
Zo zijn er vele dilemma's waarmee u in uw baan te maken kan krijgen. Ik hoorde laatst het verhaal dat een leidinggevende altijd op vrijdagmiddag om twee uur naar huis ging zonder dat hij dat verantwoordde. De man bleek dat te doen omdat hij vond dat hij te weinig betaald kreeg en zulks via vrije tijd meende te moeten compenseren. Wat doe je als je dat als werknemer ziet? Niets doen is frustrerend, maar klikken bij de directie lijkt een middel te ver.
Een paar maanden geleden wilde iemand van de belastingdienst mij spreken. Hij bleek een gemotiveerde medewerker, die zich ergerde aan gedragingen van zijn superieuren, die onder andere reisjes accepteerden van potentiŽle leveranciers en ongecontroleerd gelden - belastingontvangsten dus - over de balk smeten bij allerlei ondoordachte en daardoor mislukte projecten. Ook daar de vraag wat hij moet doen.
Al deze aan de werkelijkheid ontleende voorbeelden hebben twee dingen gemeen: de organisatie deugt niet en de bazen nog minder. Maar het eerste is het ergste. Het draait daarbij altijd om hetzelfde: hoe bouw en onderhoud je een goede werkbare administratieve organisatie met voldoende checks and balances. Als dat niet goed geregeld is, gaat het bijna altijd fout, of het gaat om een kleine of grote onderneming. Onlangs werd mijn hulp ingeroepen bij de overdracht van de financiŽle administratie van een bedrijf. Het was een piepkleine onderneming met een directeur, enige freelancers en een paar aandeelhouders. De directeur had de financiŽle administratie onder zich en was als enige tekeningsbevoegd. Bij het bestuderen van de stukken viel mij op dat er bij bepaalde uitgaven geen bonnen aanwezig waren en dat de directeur zich bij de bank een pasje had laten aanmeten waarmee hij niet-verantwoorde kasopnames had gepleegd. Het is allemaal goed gekomen en de directeur heeft de opnames terugbetaald. Maar de les was weer geleerd: regel altijd de administratieve organisatie, hoe klein het bedrijf ook is! Hanteer het tweemaal-twee-ogen-principe, regel functiescheiding en schrijf op wie wat wel en niet mag.
Welke lessen kunt u hier uit trekken?
1. kijk op uw werk hoe het organisatorisch bij u geregeld is. Wie is de baas waarvan? Wie mag nu precies wat? Waar staat dat?
2. als u zelf met het beheer van budgetten (geld!!) belast bent, moet u vooraf weten wat u wel en niet mag. Mag u voor uitgaven tekenen? En bijvoorbeeld ook voor kortingen die leveranciers geven? Mag u kortingen bedingen? Mag u dat ook nalaten? Mag u deelbetalingen fiatteren? Waar staat dat? Mag de baas u opdracht geven een rekening te knippen om een deel dit jaar en het andere deel volgend jaar te betalen? Of mag u dat zelf beslissen? Zo ja, laat uw baas dat schriftelijk vastleggen, want voor u het weet kunt u ongewild valsheid in geschrifte plegen.
3. het kan geweldig zijn om in een organisatie met een eigen zelfstandige taak belast te zijn. Geen tussentijdse vragen, geen overleg en u wordt alleen op het eindresultaat afgerekend. Maar dat is tegelijk levensgevaarlijk. Want als de baas vindt dat u gisteren iets fout gedaan hebt, krijgt u echt alles met terugwerkende kracht over u heen. Dan wordt u opeens verweten nimmer overleg gevoerd te hebben of onbevoegd handelingen te hebben verricht. U wordt dan heel snel van gewaardeerde werknemer tot onbekwame sukkel die direct ontslagen moet worden.
4. een goede administratieve organisatie is een bescherming voor u, uw collega's en uw bazen tegen uzelf, tegen elkaar en ten gunste van allen en van het bedrijf. Verlies dat nooit uit het oog.
5. komt u in uw werk iets tegen wat naar uw mening fundamenteel niet deugt, praat er dan eerst over met iemand van buiten het bedrijf. Met een goede vriend, met een in arbeidsrecht gespecialiseerde advocaat, met een carriere-coach of met iemand zoals ik die daar beroepshalve een oor aan leent. Samen kan dan bepaald worden wat de beste strategie is.

1 juli 2004
Karel Baarspul
consultant
06-28168818
karel@ibsss.nl

 
Noot: Kijk voor het regelmatig bijgewerkte banenaanbod op de IBS vacature-pagina's http://www.ibsss.nl/en op http://www.jobbingmall.nl en regelmatig op de nieuwsgroepen "nl.markt.banen" en "dds.banenmarkt" .
 
© TW 2004